Succession Planning

การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) เป็นกระบวนการที่สำคัญและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในองค์กร เพื่อให้มีความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจขององค์กร แม้ว่าจะเกิดเหตุการณ์ซึ่งส่งผลกระทบต่อบุคลากรคนหนึ่งๆ ที่ครอบครองตำแหน่งสำคัญในองค์กร ในบทความนี้จะพูดถึงความสำคัญของการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งในองค์กรและอธิบายผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นหากองค์กรไม่มีการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งดังกล่าว ดังนี้:

1.ขาดความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ :
การไม่มีการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งอาจส่งผลให้องค์กรขาดความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ เมื่อบุคลากรที่ครอบครองตำแหน่งสำคัญเกษียณออกหรือออกจากองค์กรเนื่องจากเหตุการณ์ต่างๆ อาจทำให้องค์กรเสียเวลาในการสร้างความชำนาญและประสบการณ์ในตำแหน่งนั้น ส่งผลให้รายได้ลดลง มีความสับสนในการตัดสินใจ และทำให้องค์กรไม่สามารถรับมือกับสถานการณ์ที่คาดคะเนไว้ก่อนได้

2.สูญเสียความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ของบุคลากรในตำแหน่งสำคัญ :
การสูญเสียบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ในตำแหน่งสำคัญอาจเป็นอย่างน่าเชื่อถือและส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร หากไม่มีการวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง ความเสี่ยงที่บุคลากรที่มีความชำนาญสูญเสียหากเกษียณออกหรือออกจากองค์กรอาจทำให้องค์กรเสียเสียความรู้และประสบการณ์ที่มีอยู่ในบุคลากรนั้นๆ

3.พนักงานที่มีศักยภาพสูง อาจลาออกไปอยู่องค์กรอื่นที่เติบโตกว่า :
หากองค์กรไม่มีแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง  พนักงานที่มีศักยภาพและความสามารถสูงอาจจะไม่เห็นความก้าวหน้า เติบโตที่ชัดเจนของตนเอง จึงอาจมองโอกาสจากภายนอกองค์กรที่มีโอกาสเติบโตและพัฒนามากกว่า หากองค์กรไม่มีการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งเพื่อให้พนักงานที่มีศักยภาพสูงมีโอกาสในการเลื่อนขั้นและพัฒนาตนเอง อาจทำให้พนักงานเหล่านี้ตัดสินใจลาออกจากองค์กรนั่นเอง

4.ส่งผลกระทบในด้านภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือจากภายนอก :
การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งช่วยให้องค์กรมีความมั่นคงทางธุรกิจ  เป็นการบริหารความเสี่ยงในระดับสูง ซึ่งส่งผลต่อภาพลักษณ์ของผู้มีส่วนได้เสียต่างๆ ภายนอกองค์กร หากไม่มีการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง และบุคลากรคนสำคัญต้องลาออก อาจทำให้ภายนอกมีความเชื่อถือไม่มากนักสำหรับองค์กร

5.อาจใช้ต้นทุนการสรรหาและพัฒนาบุคลากรจากภายนอกค่อนข้างสูงและอาจไม่ประสบผลสำเร็จ :
เมื่อต้องสรรหาบุคลากรจากภายนอกในกรณีที่ไม่มีการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งในองค์กร อาจทำให้ต้องใช้ทรัพยากรและเวลาในการสร้างความรู้และประสบการณ์ใหม่ให้กับบุคลากรใหม่ที่เข้ามา ซึ่งอาจไม่สามารถสอดคล้องกับความต้องการและความคาดหวังขององค์กรได้ ทำให้องค์กรไม่ประสบผลสำเร็จ

ขั้นตอนการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning)

1.กำหนดตำแหน่งงานสำคัญในการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Identify Critical Position)
เริ่มต้นด้วยการระบุตำแหน่งงานที่มีบทบาทสำคัญและมีอิทธิพลต่อการดำเนินงานขององค์กร ตำแหน่งเหล่านี้ควรเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญที่หากขาดบุคลากรในตำแหน่งนี้ในอนาคต จะส่งผลต่อความเสี่ยงและความไม่แน่นอนขององค์กร   อีกทั้งต้องดำเนินการกำหนดคุณสมบัติของตำแหน่งให้ชัดเจนต่อไป

2.วิเคราะห์และประเมินหาผู้สืบทอดตำแหน่ง (Identify Successor)
ในขั้นตอนนี้ ควรวิเคราะห์และประเมินบุคลากรในองค์กรที่มีศักยภาพและความสามารถในการรับมือกับตำแหน่งสำคัญที่กำหนดไว้ การระบุผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor) ควรพิจารณาถึงความพร้อมและความเหมาะสมในการดำรงตำแหน่งดังกล่าวในอนาคต ,ศักยภาพของบุคลากร ,ความผูกพันต่อองค์กร และปรับตัวเข้าสู่ค่านิยมองค์กร

3.จัดทำแผนพัฒนาผู้สืบทอดตำแหน่ง และดำเนินการพัฒนาตามแผนรายบุคคล (Development Program for Successor)
การพัฒนาอาจจะเป็นการให้การฝึกอบรม เสริมสร้างทักษะ หรือส่งเสริมประสบการณ์ให้กับบุคคลเหล่านี้ การพัฒนาผู้สืบทอดควรจะเป็นรายบุคคลและให้คำนึงถึงความต้องการและความคาดหวังของแต่ละบุคคล

4.ประเมิน ติดตามผลการพัฒนาผู้สืบทอดตำแหน่ง (Monitoring & Evaluation)
ในขั้นตอนนี้ ควรติดตามและประเมินผลการพัฒนาของผู้สืบทอดตำแหน่ง การประเมินควรเป็นการสังเกตและติดตามความคืบหน้าที่บุคลากรดังกล่าวได้ทำในการพัฒนาตามแผน และพิจารณาความเหมาะสมในการดำเนินการต่อไป

5.เตรียมความพร้อมเข้าสู่ตำแหน่ง และการประเมินผลอย่างต่อเนื่อง (Transition Program)
เมื่อผู้สืบทอดตำแหน่งมีความพร้อมและเข้าสู่ระยะเวลาที่เหมาะสม ควรมีโปรแกรมที่ช่วยในกระบวนการเปลี่ยนแปลงและการเข้าสู่ตำแหน่งใหม่ โดยการเตรียมความพร้อมในระดับต่างๆ และการประเมินผลอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้ผู้สืบทอดตำแหน่งมีความมั่นใจและสามารถดำเนินงานอย่างต่อเนื่องในตำแหน่งนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จะเห็นได้ว่าการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) เป็นกระบวนการที่สำคัญในการบริหารความเสี่ยงด้านการขาดแคลนบุคลากรในตำแหน่งสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรในอนาคต หากองค์กรไม่มีการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งอาจส่งผลให้ขาดความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ สูญเสียความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ของบุคลากรสำคัญ พนักงานที่มีศักยภาพสูงอาจลาออกไปทำงานอยู่องค์กรอื่นที่เติบโตกว่า ส่งผลกระทบในด้านภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือจากภายนอก อาจใช้ต้นทุนสูงในการสรรหาและพัฒนาบุคลากรจากภายนอกและอาจไม่ประสบผลสำเร็จในการสรรหาและพัฒนาบุคลากรใหม่ การทำ Succession Planning จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องพิจารณาในองค์กรเพื่อสร้างความเสถียรและยั่งยืนในการดำเนินงาน และควรพิจารณาดำเนินการอย่างเป็นระบบ เพื่อให้การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล